Reunir, categorizar, filtrar e selecionar dados são tarefas que exigem bastante atenção quando feitas manualmente. Mas apenas um segundo de distração pode fazer com que você erre e insira um dado que será contabilizado com um resultado diferente. Por isso, a automatização no Excel é sempre muito bem-vinda, pois além de evitar esses erros, também agiliza e padroniza processos.
O que é uma lista suspensa?
Sabe quando vamos preencher um cadastro na internet e há um pequeno menu com opções selecionáveis? Esse recurso é chamado de lista suspensa e pode ser utilizado no Microsoft Excel! Agora vamos aprender a criar uma.
Como criar uma lista suspensa no Excel
- Em uma nova planilha, coloque as opções que você deseja inserir em uma coluna, dessa maneira:
- Antes de continuarmos, vamos ordenar a lista por ordem alfabética. Dessa forma, ficará ainda mais fácil selecionar as opções desejadas. Para isso, selecione a primeira célula da lista ou ela inteira e clique em “Classificar de A a Z” na seção Edição.
- Agora, selecione todos os itens da sua lista e clique com o botão direito do mouse. No menu, vá para “Definir nome....”
- Na janela aberta, escolha o nome dado para a lista (esse nome não aparecerá, e serve apenas para estabelecer uma relação na hora de incluir a lista suspensa em uma célula). Depois disso, clique em OK.
- Selecione a célula em que deseja que a lista suspensa esteja. Pode ser em uma nova planilha, ela só precisa estar no mesmo arquivo que os itens da lista. Vá para a aba “Dados” e clique em “Validação de Dados” – A Validação de Dados permite que você defina quais valores podem ou não ser inseridos em uma célula.
- Na janela aberta, selecione “Lista” na seção “Critério de Validação”. O campo “Fonte” deve ser preenchido com o nome definido anteriormente precedido por um símbolo de igual, no caso “=Cargos”. Deixe a caixa “Menu suspenso na célula” marcada e “Ignorar em branco” desmarcada, caso você não queira que a célula aceite espaços em branco.
- Na aba “Mensagem de entrada” da mesma janela, você tem a opção de adicionar um pequeno texto explicando o que deve ser adicionado na célula que contém a lista suspensa. Veja só:
- Na aba “Alerta de erro”, é possível customizar um alerta caso um valor inválido seja inserido na célula que contém a lista suspensa.
Pronto! Sua lista suspensa está criada e agora você pode adicionar dados às suas planilhas de forma muito mais rápida e eficiente, evitando erros e atrasos.
Dica extra: Caso queira estender a lista para mais células, basta clicar no canto inferior direito dela e arrastar!
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