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09 de janeiro de 2017 • 10h33 • atualizada 09 de janeiro de 2017
As fórmulas de Excel mais usadas por profissionais de RH

As fórmulas de Excel mais usadas por profissionais de RH

Excel

Trabalhar no setor de recursos humanos envolve uma série de competências que vão além do bom relacionamento. Para dar conta das rotinas de departamento pessoal como folha de pagamento, cálculo de horas extras, banco de horas e pagamento de comissões, é preciso ser bom em matemática e conhecer muito bem as fórmulas de Excel.

Em outro post já falamos da importância e uso da função PROCV no Excel, por isso, deixaremos esta função essencial de lado e abordaremos outras, tão necessárias quanto esta para o bom desempenho das suas atividades. Para não perder tempo, sugerimos que você abra agora mesmo uma planilha novinha e vá fazendo os testes aí. Vamos lá?

SOMASE

O nome já é bastante sugestivo e direciona o pensamento para a finalidade do SOMA.SE no Excel. Esta função é utilizada para somar valores no Excel se determinada condição for cumprida. Por exemplo: digamos que você tenha uma planilha de controle de vendas, em que estejam listados todos os vendedores e os respectivos valores negociados ao longo do mês por região.

Seu objetivo é somar as vendas de cada região, pois cada uma oferece uma comissão diferenciada. Então, na coluna A, você tem os nomes dos vendedores, na coluna B a região em que a venda foi feita e na coluna C os respectivos valores. Digamos que as células preenchidas vão da linha 2 à linha 20.

Aplique a fórmula:

=SOMASE(C2:C20;“SUL”;D2:D20)

O Excel vai procurar todos os valores da região sul e somá-los na respectiva célula em que você inserir a fórmula.

Fórmulas condicionais do Excel

As funções condicionais ajudam na tomada de decisão. Digamos que você dará uma folga extra aos funcionários que tiveram, no máximo, 2 faltas no último ano. Para saber quem tem direito, você fará uma planilha com os nomes dos funcionários na coluna A e a quantidade de faltas na coluna B.

Na coluna C, virá a função condicional SE, que determina uma condição para uma determinada resposta. Neste caso, definiremos como resposta “FOLGA” ou “TRABALHA”. Aplique a seguinte fórmula:

=SE(B2<2;”FOLGA”;”TRABALHA”)

O Excel determinará automaticamente quem folga e quem trabalha. Desta maneira, você não precisa analisar caso a caso e ficar digitando as respostas para depois informar aos funcionários.

DATADIF

A função DATADIF do Excel serve para que você saiba quantos dias, meses e anos se passaram de uma determinada data a outra. Imagine que sua empresa fará uma premiação na festa de final de ano e pretende presentear os funcionários com mais tempo de casa.

Na coluna A, insira o nome do funcionário; na B, a data de início da relação trabalhista; na coluna C a data do evento; e na coluna D a seguinte fórmula:

=DATADIF(B2;C2;”m”)

Desta maneira você terá a quantidade de meses trabalhados por cada um dos funcionários. Se quiser saber em dias, substitua o “m” por “d” e, se quiser saber em anos, substitua o “m” por “a”. Vale lembrar que, para que a função DATADIF funcione, você precisa habilitar o suplemento Ferramentas de Análise. Caso contrário, não terá este recurso disponível.

DATAM

A função DATAM é uma das fórmulas de Excel que podem ajudar bastante na previsão de férias, por exemplo. Ela calcula em que data exata cairá uma determina quantidade de meses. Por exemplo, um funcionário que entra hoje na empresa tem 23 meses para tirar o primeiro período de férias.

No entanto, como política da empresa, vocês estipulam as primeiras férias 20 meses após a contratação. O segundo período de férias, ele poderá gozar com mais 18 meses; o terceiro com mais 16 meses de trabalho e assim sucessivamente até que feche o período mínimo, que é de 12 meses.

Então, na coluna B1, você colocará a data inicial do trabalho. Na coluna A2 e linhas subsequentes, a quantidade de meses: 20, 18, 16, 14, 12. Na coluna B2 e linhas subsequentes, virá a fórmula:

=DATAM(B$1;A2)

Você terá como resposta a data exata em que o funcionário deverá tirar férias. Só não esqueça de formatar as células para exibição de data.

FIMMÊS

Cálculo de folha de pagamento é algo que deve ser feito bem no final do mês, quando todos os eventos tenham sido registrados, correto? Mas como saber qual é o último dia de cada mês? É exatamente para isso que serve a função FIMMÊS.

Na coluna A1, coloque a data de hoje. Na coluna B1, insira a seguinte fórmula:

=FIMMÊS(A1;1)

Você terá o último dia do mês.

Mas, se você quiser saber, por exemplo, qual será o último dia do mês daqui a quatro meses, basta colocar:

=FIMMÊS(A1;4)

Caso você precise saber qual foi o último dia do mês, há 6 meses, é só colocar:

=FIMMÊS(A1;-6)

Fácil, não é mesmo? Pronto para colocar em prática essas fórmulas de Excel e otimizar seu tempo e processos?

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